Termini di Registrazione e AI

Il presente documento (i "Termini di Registrazione") disciplina le condizioni di utilizzo delle funzionalità di registrazione delle chiamate, trascrizione, analisi e assistenza basata su intelligenza artificiale (i "Servizi AI") messe a disposizione tramite la piattaforma Ohmia (la "Piattaforma").

I Servizi AI sono forniti da DS MARKETING ADVISOR DI STACCHI DAVIDE, con sede legale in Via Piergiorgio Gallotti 2, 00019 Tivoli (RM), Italia, P. IVA IT17076701006 (il "Fornitore").

L'utente che accede alla Piattaforma e utilizza i Servizi AI (l'"Utente") dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i presenti Termini di Registrazione. L'accettazione costituisce condizione necessaria per l'utilizzo delle relative funzionalità.

1. Oggetto e ruoli delle parti

I presenti Termini di Registrazione integrano i Termini di Servizio generali della Piattaforma e la relativa Informativa sulla Privacy. Ai fini della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e di sistemi di intelligenza artificiale, il Fornitore agisce quale fornitore degli strumenti tecnologici e l'Utente agisce quale soggetto che utilizza tali strumenti nell'ambito della propria attività ed è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri interlocutori e alle proprie comunicazioni. Conseguentemente, l'Utente è l'unico responsabile dell'utilizzo dei Servizi AI in conformità alla normativa applicabile nel proprio ordinamento e in quello degli interlocutori con cui interagisce.

2. Obbligo di informativa e consenso alla registrazione

La registrazione, la trascrizione o comunque la cattura del contenuto di una comunicazione può essere soggetta, in numerosi ordinamenti, all'obbligo di informare preventivamente tutte le parti e, in taluni casi, di ottenerne il consenso. Determinati ordinamenti (tra cui diversi Stati degli Stati Uniti d'America e gli Stati membri dell'Unione Europea) richiedono il consenso di tutte le parti prima di procedere alla registrazione o alla trascrizione di una conversazione. In caso di comunicazioni tra parti soggette a ordinamenti diversi, può trovare applicazione la disciplina più restrittiva.

L'Utente si obbliga, sotto la propria esclusiva responsabilità, a: (a) informare preventivamente e in modo chiaro ciascun interlocutore che la chiamata è assistita e/o registrata mediante strumenti di intelligenza artificiale; (b) ottenere, ove richiesto dalla normativa applicabile, il consenso di ciascun interlocutore prima di attivare la registrazione o la trascrizione; (c) astenersi dal registrare o trascrivere qualora tale consenso non sia stato prestato, ove richiesto dalla legge.

3. Funzionamento dello strumento di consenso

All'avvio di ciascuna chiamata, la Piattaforma invita l'Utente a confermare l'avvenuta informativa e il consenso dell'interlocutore. Qualora l'Utente indichi che il consenso è stato prestato, la Piattaforma procede al trattamento completo (registrazione audio, trascrizione, analisi e sintesi). Qualora l'Utente indichi che il consenso non è stato prestato, la Piattaforma attiva una modalità protetta nella quale non vengono conservati l'audio, la trascrizione, la cronologia della conversazione né alcuna sintesi dei contenuti; sono conservati esclusivamente i dati essenziali della chiamata (data, ora, durata, riferimento dell'interlocutore) e le annotazioni inserite manualmente dall'Utente.

Le funzionalità di assistenza in tempo reale (suggerimenti e traduzione dal vivo) non costituiscono registrazione né conservazione di contenuti e possono restare attive anche in modalità protetta. Per ciascuna chiamata, la Piattaforma registra l'indicazione fornita dall'Utente circa l'avvenuto consenso, unitamente a data e ora, quale evidenza della diligenza adottata; tale evidenza non comporta l'accesso del Fornitore al contenuto delle conversazioni.

4. Natura dei Servizi AI e trattamento dei dati

I Servizi AI si avvalgono di modelli di intelligenza artificiale di primario standard, resi disponibili anche nel territorio dell'Unione Europea, che elaborano i dati esclusivamente al fine di fornire le funzionalità richieste. I dati elaborati nell'ambito dei Servizi AI non sono utilizzati per l'addestramento dei modelli di intelligenza artificiale e sono trattati nell'ambito del flusso tecnico necessario alla fornitura del servizio. Il Fornitore non accede al contenuto delle conversazioni dell'Utente nel corso del normale funzionamento della Piattaforma; l'elaborazione avviene in modo automatizzato. L'interazione con le funzionalità basate su intelligenza artificiale è resa nota in conformità agli obblighi di trasparenza previsti dalla normativa applicabile.

5. Responsabilità e manleva

L'Utente riconosce di essere l'unico responsabile del rispetto della normativa applicabile in materia di registrazione delle comunicazioni, protezione dei dati personali e trasparenza dei sistemi di intelligenza artificiale. L'Utente si obbliga a manlevare e tenere indenne il Fornitore da qualsiasi pretesa, azione, danno, costo o onere, ivi incluse le spese legali, derivanti da un utilizzo dei Servizi AI non conforme ai presenti Termini di Registrazione o alla normativa applicabile, ivi compreso il mancato adempimento degli obblighi di informativa e consenso di cui all'articolo 2. Il Fornitore non risponde delle modalità con cui l'Utente utilizza i Servizi AI, né del contenuto delle comunicazioni gestite dall'Utente.

6. Modifiche

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i presenti Termini di Registrazione, dandone comunicazione all'Utente. La prosecuzione nell'utilizzo dei Servizi AI successiva alla comunicazione costituisce accettazione delle modifiche.

7. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini di Registrazione sono regolati dalla legge italiana, con competenza esclusiva del foro di Tivoli (RM), Italia, fatte salve le disposizioni inderogabili di legge.

8. Contatti

Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati personali: hello@ohmia.ai.